TOPLANTI PLANLAMAK
Toplantı yapmak ve bu işi kolaylaştırmak doğru miktarda hazırlık gerektirir
Bir iş toplantısı, ilgili kişileri bir odaya toplamaktan, bir mucizenin gerçekleşmesini ve yaratıcılığın ortaya çıkmasını beklemekten çok daha fazlasıdır. Her şeyde olduğu gibi iyi bir planlama yapılmalıdır.
Gündeminin önemi toplantı türü fark etmeksizin her şeyden önce gelir!
Tüm katılımcılara yukarıda görüşülen önemli bilgilerin çoğunu sağlar. Gündem, toplantının hangi amaçla yapıldığını ve istenilen çıktının ne olduğunu kısa ve öz bir şekilde belirtmelidir. Ayrıca, her tartışma noktasına bir zaman dilimi ayıran ve sizin, konukların ve katılımcıların planlama yapıp bunun dışına çıkmamalarını sağlayan bir program içermelidir.
Yapılacaklar listesi oluşturmak bir toplantının kolay geçmesi ve konusundan sapmaması için atılacak ilk adımdır. Göz önünde bulundurulması gereken önemli noktalar: |
|
|
Toplantının amacı/odak noktası |
| Toplantının konusu nedir? Hedeflerin ne olduğu ve karar alma işleminin başka türlü yapılıp yapılamayacağı konusunda net olun. |
Toplantıda kimler olmalı? |
| İlk olarak bir lider ve toplantıya dair notlar alan ve bunları dağıtan bir kişi olmalıdır. Ayrıca, video ve telekonferans teknolojisinin bulunduğu bu dönemde katılımcıların bizzat toplantıda bulunmasına gerek olmadığını da unutmayın. |
Toplantı ne sıklıkla yapılmalıdır? |
| Bu toplantı sorun giderme adına düzenlenen tek seferlik bir toplantı mı yoksa düzenli olarak yapılan toplantılardan biri mi? Düzenli olarak yapılan toplantılardan biri ise daha önceki sıklığında yapılmasına gerek var mı? İş takvimine uygun mu? |
Yiyecek ve içecekler |
| Öğle yemeği olacaksa katılımcılarla toplantı öncesinde özel bir diyet gereksinimleri (ör. vejeteryan/vegan, glütensiz besin, fıstık alerjisi vb.) olup olmadığını sormak için iletişime geçin. Bazı gereksinimler için bir diyet listesinden yardım almak gerekebilir. Bu özen geri bildirim sırasında AKILDA KALACAKTIR! |
Ekipmanlar |
| Her toplantının merkezinde iyi kalitede bir whiteboard bulunmalıdır. Yazı tahtaları da fikirleri kayıt altına almak için idealdir. Bol miktarda kaliteli marker kalem, silgi, kurşun kalem ve yedek yazı tahtası kağıdınız olduğundan emin olun. Toplantıyı görsel olarak çekici ve şık hale getirin! |
Toplantı yeri |
| Toplantı yerinin herkesin ulaşabileceği bir yerde ve uygun büyüklükte olduğundan emin olun. Çok büyük bir mekan göz korkutucu olabilirken, çok küçük bir mekan ise sıkışık ve yorucu olabilir. Toplantı yerinin ihtiyacınız olan teknolojiyi destekleyebildiğinden emin olun. |
| Bu ve daha fazlası hakkında bilgi edinin - whiteboard ürünümüzü hemen indirin. |
Sonuç olarak ve En Önemlisi...
.
Gündem amaçlarına ulaşıldı mı?
Gündem, toplantının başarılı geçip geçmediğine karar vermek amacıyla dönüp bakabileceğiniz bir belgedir.
Daha fazla bilgi ister misiniz? ÜCRETSİZ Daha iyi geçen toplantılar whitepaper ürünümüzü hemen indirin.
Toplantı türleri
Resmi ve gayri resmi toplantı türleri, size en uygun toplantı türü hangisi? Daha iyi iş toplantıları için ipuçlarımıza göz atın ya da whitepaper'ı hemen indirin.
Toplantı planlaması
Bir iş toplantısı, ilgili kişileri bir odaya toplamaktan, bir mucizenin gerçekleşmesini ve yaratıcılığın ortaya çıkmasını beklemekten çok daha fazlasıdır.
Toplantı Liderliği ve Toplantıyı Kolaylaştırmak
Toplantılar enerjik ve eğlenceli olabilir.
Ancak, toplantı lideri (yani siz) sürecin kontrolünü elinde tutmazsa bu eğlence hızlı bir şekilde verimsiz bir kargaşaya dönüşebilir.
İyi Bir Toplantı Tutumu
Bunun için sıkı ve hızlı kurallar yoktur aslındaç Tutum ve davranışlar değişebilir ana temel bir çerçeve yararlı bir araç olacaktır.