Il bon ton delle riunioni 

   

 

Ogni riunione è diversa dalle altre 

Obiettivi, participanti, cultura, luogo o contento di un meeting sono fattori variabili; ciò significa che non esistono regole rigide e severe per rendere una riunione una buona riunione. Vogliamo quindi darvi dei semplici suggerimenti e delle linee guida da seguire.

Il bon ton delle riunioni:

  • Attenetevi al dress code. Se avete detto a tutti di vestirsi smart casual, non arrivate con un abito elegante.

  • Consentite a tutti di parlare e di finire i loro discorsi. Non interrompete nessuno e fate in modo che tutti abbiano l’opportunità di dire la loro.

  • Arrivate in orario e rispettate le tempistiche previste. Ricordate che tutti hanno una vita privata e i loro appuntamenti!

  • Siate brevi e coincisi. Non divagate.

  • Siate ascoltatori attenti e partecipanti attivi e positivi.

  • Assicuratevi che il vostro tono di voce e il vostro linguaggio del corpo non trasmettano noia comunicativa allo stato puro.

  • Sforzatevi di ricordare i nomi di tutti, chiamate le persone per nome e con la pronuncia giusta.

  • Prevedete pause frequenti per prendere un caffè e andare alla toilette. Probabilmente i partecipanti apprezzeranno il fatto di poter andare alla toilette durante una pausa piuttosto che dover chiedere il permesso davanti a tutto il team. In genere, è opportuno fare una pausa di 10-15 minuti ogni ora e mezza.

Post riunione

Assicuratevi di imparare qualcosa da ogni riunione, sia quello che è andato bene sia quello che non ha funzionato.

In caso di grandi riunioni con molte persone che magari non conoscete bene, inviate un breve sondaggio online per valutare le loro reazioni. In caso di sessioni più informali e meno numerose, invece, chiedete un rapido feedback a ogni partecipante alla fine della riunione.

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