Le riunioni, formali o informali, sono una parte essenziale di qualsiasi azienda. Sia che tu partecipi ad un incontro informale in ufficio o a una riunione formale del consiglio di amministrazione, il modo in cui ti comporti deve essere sempre lo stesso. Il galateo delle riunioni è fondamentale per garantire che le riunioni siano efficienti, produttive e rispettose. Abbiamo raccolto 7 regole per aiutarti a partecipare al meglio alle riunioni. 

Cosa significa galateo delle riunioni?

Il galateo delle riunioni è un termine che si riferisce a un insieme di regole e linee guida da seguire durante una riunione per aiutarla a svolgersi senza intoppi. In genere queste regole riguardano:

• • Rispetto del tempo

  • Preparazione

  • Ascolto attivo

  • Parlare con rispetto

  • Rimanere in tema

  • Il seguito

Sebbene le regole del galateo delle riunioni possano variare da azienda ad azienda, tutte si concentrano sul contribuire a creare un ambiente positivo e professionale.

7 regole di galateo per le riunioni di persona

Ecco le regole più importanti del galateo delle riunioni che dovrest seguire:

1. Sii puntuale

Essere puntuali è la regola più elementare del galateo quando si tratta di riunioni. Arrivare in ritardo non solo è irrispettoso nei confronti degli altri partecipanti, ma interrompe anche il flusso della riunione. Arriva con almeno cinque minuti di anticipo per poterti sistemare e preparare.

2. Vieni preparato

Prima della riunione, assicurati di avere tutto ciò che ti serve, come appunti, relazioni o altri documenti rilevanti. Considera l'utilizzo di un mini blocco per appunti su lavagna bianca per annotare idee e note come scelta ecologica senza carta. Se c'è un ordine del giorno o del materiale di prelettura, assicurati di esaminarlo prima della riunione. Essere preparati dimostra che si rispettano il tempo e gli sforzi degli altri partecipanti.

3. Spegni il telefono

Un telefono che squilla o un suono di notifica possono distrarre e interrompere il flusso della riunione. Spegni il telefono o mettilo in modalità silenziosa prima dell'inizio della riunione.

4. Ascolta attivamente

L'ascolto attivo è essenziale in qualsiasi riunione. Significa prestare attenzione a ciò che gli altri dicono, fare domande e fornire feedback. L'ascolto attivo dimostra che si apprezzano le opinioni e le idee degli altri.

5. Parla con rispetto

Quando parli durante una riunione, parli in modo chiaro e conciso. Evita di usare gergo o termini tecnici che gli altri potrebbero non capire. Inoltre, fai attenzione al tono di voce e al linguaggio del corpo. Parla con rispetto ed evita di interrompere gli altri o di parlare sopra di loro. Se non sei d'accordo con qualcuno, esprimi la vostra opinione con educazione e rispetto.

6. Rimani in tema e in orario

Andare fuori tema può far perdere tempo e può essere frustrante per gli altri partecipanti alla riunione. Rimanere in tema aiuta a rispettare il limite di tempo stabilito per la riunione. Superare il limite di tempo può disturbare gli orari delle persone e creare frustrazione. Se la riunione sta per finire, suggerisci di concludere e di programmare un'altra sessione di follow-up.

7. Follow up dopo la riunione

Al termine dell'incontro, è necessario fare un follow-up con i partecipanti per riassumere ciò che è stato discusso, quali decisioni sono state prese e quali azioni devono essere intraprese. Se vi sono state assegnate delle azioni, assicurati di completarle in tempo. Il follow-up dopo la riunione assicura che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda e che si stiano facendo progressi.

Metti in pratica il galateo per le riunioni

Seguire le regole del galateo delle riunioni può aiutare a garantire che le riunioni siano non solo produttive, ma anche uno spazio sicuro per condividere le opinioni. Che si tratti di condurre la riunione o semplicemente di parteciparti, arrivare in tempo, essere preparati, ascoltare attivamente, parlare in modo rispettoso, rimanere in tema e dare seguito alla riunione sono pratiche importanti da seguire. Dimostrando rispetto per il tempo e gli sforzi degli altri partecipanti, potrai contribuire a creare un ambiente di riunione positivo e professionale. Quindi, la prossima volta che partecipi ad una riunione, ricordati di seguire le migliori pratiche del galateo delle riunioni e di dare l'esempio agli altri.