A megbeszélés megtervezése
Konferenciát tervezni és megtartani megfelelő felkészülést igényel
Sokkal több van egy üzleti megbeszélésben annál, mint hogy összeszedjük a releváns embereket egy szobába, és várunk a csodára és a leleményességre.
Mint minden más esetén, itt is jó tervezésre van szükség.
A napirend megléte egy megbeszéléshez vitathatatlan fontosságú!
Sok fent tárgyalt, elengedhetetlen információt közöl minden résztvevő számára. A napirend tömören összefogalja, miről szól a megbeszélés, és mi a kívánt végeredménye annak. Tartalmaznia kell továbbá egy időbeosztást időkorlátokkal minden témához, ami lehetővé teszi a házigazdának és a résztvevőknek, hogy tervezni tudjanak és követni tudják a megbeszélést.
Az ellenőrzőlista megléte az első lépés annak biztosítására, hogy a megbeszélés zökkenőmentesen és menetrend szerint zajlik majd:
A meeting célja/fókuszpontja
Miről szól a megbeszélés? Legyünk nagyon pontosak a célkitűzések megfogalmazásával, és azzal, hogy a döntéshozatal lefolytatható-e más úton vagy nem.
Ki legyen jelen?
Legyen egy vezető és valaki, aki jegyzetel és szétküldi a jegyzeteket. Továbbá vegyük figyelembe, hogy a videó/audiókonferenciák technológiai fejlődésének köszönhetően nem is feltétlenül szükséges, hogy mindenki személyesen jelen legyen.
Milyen gyakran tartsunk megbeszélést?
Egyszeri gyűlésről van szó egy gyors problémamegoldás okán, vagy rendszeres tárgyalássorozatról? Ha az utóbbi, ezután is olyan gyakorisággal kell megtörténjen, ahogy a múltban? Összeegyeztethető a munkahelyi naptárral?
Frissítők
Amennyiben szükség van ebédre, előre vegyük fel a kapcsolatot a résztvevőkkel a speciális kívánságaikkal kapcsolatban: vegetáriánus/vegán, gluténmentes igények, mogyoróallergia, stb. Szükséges lehet tanácsot kérni egy étkezési tanácsadótól néhány kívánsággal kapcsolatban. Erre fognak emlékezni a visszajelzéskor!
Eszközök
Minden megbeszélés középpontjában egy jó minőségű fehértábla kell álljon. A flipchart táblák is ideálisak az ötletek rögzítéséhez. Győzödjünk meg róla, hogy megfelelő mennyiségű és minőségű markerrel, táblatörlővel, ceruzával és pót flipchart lapokkal rendelkezünk. Tegyük a megbeszélést vizuálisan megnyerővé és stílusossá!
Helyszín
Győződjünk meg róla, hogy a helyszín mindenki számára megközelíthető és megfelelő méretű. A túl nagy tárgyaló elrettentő lehet, a túl kicsi pedig kényelmetlen és kimerítő.
Tudj meg többet ezekről a témákról és töltsd le a Nobo tanulmányt.
A megbeszélések típusai
Egy megbeszélés lehet hivatalos vagy nem hivatalos; strukturált vagy ad-hoc....
A megbeszélés megtervezése
Sokkal több van egy üzleti megbeszélésben annál, mint hogy összeszedjük a releváns embereket egy szobába, és várunk a csodára és a leleményességre.
A megbeszélés vezetése és felszerelése
A megbeszélések lehetnek energikusak és vidámak. De a vidámság gyorsan átfordulhat eredménytelen vitatkozásba, ha a vezető nem tartja kézben a folyamatot.
Megfelelő magatartás a megbeszéléseken
Valójában nincsenek rendíthetetlen szabályok erre. Az etikett és a magatartás változhat attól függően, hogy melyik országban tartózkodunk, vagy milyen típusú vállalatról van szó.
De egy alapvető keretrendszer hasznos eszköz lehet.