Kokoukset, olivatpa ne sitten läheisten kollegoiden tai asiakkaiden kanssa, ne ovat olennainen osa mitä tahansa liiketoimintaa. Osallistutpa sitten rentoon tiimipalaveriin tai viralliseen hallituksen kokoukseen käyttäytymisesi tulisi olla samanlaista. Kokousetiketti on oleellisessa roolissa, jotta kokoukset ovat tehokkaita, tuottavia ja kunnioittavia. Olemme koonneet 7 käytäntöä, joiden avulla voit olla tehokkain osallistuja.
Mitä kokousetiketti tarkoittaa?
Kokousetiketti on termi, joka viittaa sääntöihin ja ohjeisiin, joita osallistujien odotetaan noudatettavan kokouksen aikana, jotta se sujuisi mahdollisimman saumattomasti. Tyypillisesti nämä säännöt kattavat:
Ajanvarauksen
Valmistelun
Aktiivisen kuuntelun
Kunnioittavan puhumisen
Aiheessa pysymisen
Seurannan
Vaikka kokousetiketti voikin vaihdella yrityksestä riippuen, niin niissä kaikissa keskitytään kuitenkin myönteisen ja ammattimaisen kokousympäristön luomiseen.
7 kokouksen etikettisääntöä
Tässä ovat tärkeimmät käytännöt kokoukseen, jotka on hyvä pitää mielessä:
1. Ole ajoissa
Ajoissa oleminen on etiketin perussääntö kokouksiin tultaessa. Myöhästyminen on epäkunnioittavaa muita osallistujia kohtaan ja häiritsee kokouksen kulkua. Hyvätapaista on saapua paikalle vähintään viisi minuuttia etukäteen, jotta voit valmistautua ja asettua aloillesi rauhassa.
2. Tule valmistautuneena
Varmista ennen kokousta, että sinulla on kaikki tarvitsemasi, kuten muistiinpanot, raportit tai muut asiaankuuluvat asiakirjat. Harkitse paperittoman ja ympäristöystävällisen vaihtoehdon käyttämistä esim. lasimuistio ideoiden ja muistiinpanojen kirjaamiseen. Jos on olemassa esityslista tai ennakkoon luettavaa materiaalia, varmista, että luet ne ennen kokousta. Valmistautuminen osoittaa, että kunnioitat muiden osallistujien aikaa ja vaivaa.
3. Hiljennä puhelimesi
Puhelimen soiminen tai sen ilmoitukset voivat olla hyvin häiritseviä, ja se voi häiritä kokouksen sujuvuutta. Sammuta puhelimesi tai laita se äänettömälle ennen kokouksen alkua.
4. Kuuntele aktiivisesti
Aktiivinen kuuntelu on tärkeää kaikissa kokouksissa. Se tarkoittaa, että kiinnitetään huomiota siihen, mitä muut sanovat, kysytään kysymyksiä ja annetaan palautetta. Aktiivinen kuuntelu osoittaa, että arvostat muiden mielipiteitä ja ajatuksia.
5. Puhu kunnioittavasti
Kun puhut kokouksessa, puhu selkeästi ja ytimekkäästi. Vältä käyttämästä jargonia tai teknisiä termejä, joita muut eivät ehkä ymmärrä. Muista myös äänensävysi ja kehonkielesi. Puhu kunnioittavasti ja vältä keskeyttämästä muita tai puhumasta heidän ylitseen. Jos olet eri mieltä jonkun kanssa, ilmaise mielipiteesi kohteliaasti ja kunnioittavasti.
6. Pysy aiheessa ja aikatalussa
Aiheesta poikkeaminen voi tuhlata aikaa, ja se voi olla turhauttavaa muille osallistujille. Aiheessa pysyminen auttaa pitämään kiinni kokoukselle asetetusta aikarajasta. Aikarajan ylittäminen voi häiritä muiden aikatauluja ja aiheuttaa turhautumista. Jos kokous näyttää venyvän, ehdota, että lopetetaan kokous aikataulun mukaisesti ja sovitaan jatkokokous.
7. Seuranta kokouksen jälkeen
Kokouksen jälkeen pidä yhteyttä muiden osallistujien kanssa ja pohtikaa mistä keskusteltiin, mitä päätöksiä tehtiin ja mitä toimia on toteutettava. Jos sinulle on annettu tehtäviä tai vastuualueita, huolehdi, että saat ne valmiiksi ajoissa. Varmista kokouksen jälkeen, että kaikki ovat ymmärtäneet roolinsa ja että edistystä tapahtuu.
Kokousetiketti käytännöntasolla
Kokousten etikettisääntöjen noudattaminen voi auttaa varmistamaan, että kokoukset ovat paitsi tehokkaita, myös turvallisia tiloja mielipiteiden jakamiselle. Riippumatta siitä, oletko vetäjän vai osallistujan roolissa, niin saapuminen ajoissa, valmistautuminen, aktiivinen kuunteleminen, kunnioittava puhuminen, aiheessa pysyminen ja kokouksen jälkeinen seuranta ovat tärkeitä käytäntöjä. Osoittamalla kunnioitusta muiden osallistujien aikaa ja ponnisteluja kohtaan voit auttaa luomaan myönteisen ja ammattimaisen kokousympäristön. Kun seuraavan kerran osallistut kokoukseen, muista noudattaa kokousetiketin parhaita käytäntöjä ja toimi esimerkkinä muille.
